No paras durante todo el día, vas atropellado y como loco a todas partes, no descansas ni un minuto y, sin embargo, al finalizar el día o tu jornada de trabajo, tienes la sensación de no haber avanzado nada, o no terminas todo aquello que querías haber dejado hecho.
Últimamente me ha dado por indagar sobre el timemanagement o gestión del tiempo, y estoy disfrutando mucho con lo que voy descubriendo.
Soy de utilizar agendas de papel y hacer un montón de plannings que voy guardando debajo de otros papeles hasta que los pierdo y se quedan en el olvido. Así que me pasé a la versión digital y me descargué una aplicación que se llama Todoist Digest la cual funciona a modo de agenda electrónica. Puedes programar tus tareas y anotar otras cosas que resulten de tu interés como links, páginas que te han parecido interesantes, teléfonos, o ideas que se te ocurran.
Pensé que no me serviría de mucho, sin embargo, día a día me envían un correo con las tareas programadas para el día de hoy y (peor) aquellas que tengo pendientes. Además, esta aplicación se encarga de puntualizar el tiempo que estas tareas llevan atrasadas, con lo cual mi forma de pensar sobre la eficiencia con la que trabajo se vio afectada al comprobar que no cumplía con aquellas tareas que me proponía.
Y yo me decía, ¡¿cómo es posible?! Si no paro en todo el día, si no me despego del ordenador, si me levanto temprano para aprovechar aún más el tiempo.... Llegué a investigar estas técnicas y a utilizarlas para sacar mejor rendimiento y quizás te pueden servir a ti.
- Ponte metas y objetivos reales. No intentes alcanzar la meta de un bocado o de un salto; plantea tu gran objetivo como tu meta, pero desglosa en mini metas que debes ir consiguiendo día a día para acercarte a ella. Tenemos que ser conscientes de nuestras cicunstancias y nuestras limitaciones, porque normalmente queremos hacer más de lo que realmente podemos.
- No más de 5 tareas al día. Apabullar la agenda con muchas tareas nos lleva a ir a todo el día corriendo con la sensación de agobio de "no tengo tiempo" además de no terminarlas todas. En función del tiempo que te lleven, elige entre 3 y 5 tareas (lo ideal, entre 1 y 3) porque lo normal es que acabemos esta media de tareas.
- No multitasking. No hagas varias cosas a la vez, no estás haciendo ninguna de tus tareas bien y además estás prolongando el tiempo que le dedicas a cada una de ellas. Esto significa tener capacidad de seleccionar qué vas a hacer y a qué le vas a dedicar tiempo. Si ves que vas cerrando temas, en lugar de tener varios frentes abiertos, te sentirás más productivo y estarás más satisfecho contigo mismo.
- Empieza con lo que más te cuesta o lo que menos te gusta. De lo contrario lo que haces es postergar lo que más te desagrada y acabarás el día y...¡oh, sorpresa! todavía te queda lo más tedioso.
- Lee los mails a partir de las 13:00 h. Si, casi que te estoy oyendo reír, pero es posible y eficaz. A cuántos de nosotros se nos van horas poniendo al día nuestra bandeja de entrada: que si cancelar suscripciones, contestar emails, visitar enlaces que nos envían..cuando te das cuenta, has dejado pasar un montón de rato que podías haber invertido en acabar un proyecto.
- Delegar. Lo que no sea imprescindible que lo hagas tú, delega. No sientas sobrecarga o no quieras hacerlo todo tu solo.
- Prioriza. Esta técnica es muy importante y muy interesante. Una manera muy sencilla de priorizar es con el método de gestión de prioridad de Franklin Covey (www.franklincovey.com/tc/)
Con su método lo que hace es categorizar las tareas en función de si es urgente o no urgente, importante o no importante.
Lo primero que tendrías que resolver sería lo urgente importante; lo segundo sería lo no urgente pero importante; tercero lo no importante pero urgente y por último lo no urgente y no importante.
Estos son algunos principios con los que trato de organizarme el día para hacerlo más productivo y no sentir esa sensación de agobio y de no llego... ¿Conoces alguna técnica para mejorar tu eficacia o ser más productivo a lo largo del día?
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